KI-Automatisierung
Prozesse automatisieren. Menschen dort, wo es zählt.
Erst wird der Prozess geprüft, dann bekommt jeder Schritt den einfachsten Weg, der funktioniert: Regel, Workflow-Werkzeug oder KI-Agent. Betrieben in der eigenen Umgebung.
- Erst der Prozess, dann das Modell
- Eigene Cloud oder on premise
- Qualität im Betrieb gemessen
- Rechnung per E-Mail eingegangen
- Daten aus dem PDF gelesen
- Abgleich mit der Bestellung
- Ausnahme an die Buchhaltung
- Buchung im ERP
Nur Ausnahmen gehen an einen Menschen. Jeder Schritt wird protokolliert.
Vertrauen auf JadenX
Das Problem
Zu viel Lesen, Abtippen und Sortieren von Hand.
Daten aus PDFs abgetippt
Daten aus Dokumenten werden Zeile für Zeile ins ERP übertragen.
Sammelpostfächer von Hand sortiert
Jede Nachricht wird gelesen, eingeordnet und weitergeleitet, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Regeln scheitern an Ausnahmen
Klassische Automatisierung stoppt beim ersten Fall, der nicht in die Regel passt.
Typische Prozesse
Wo sich KI-Automatisierung lohnt.
Dokumente und Rechnungen
Ein Agent liest das Dokument, zieht die Daten heraus, prüft sie und gibt nur Ausnahmen an einen Menschen.
E-Mail-Postfach
Ein Agent ordnet jede Nachricht ein, entwirft die Antwort und leitet den Fall an das richtige Team.
CRM-Pflege
Agenten halten Kontakte und Verkaufschancen aktuell und bereiten den nächsten Schritt vor, zum Beispiel in Sigma CRM.
Wissenssuche
Ein Agent antwortet aus den eigenen Dokumenten und nennt seine Quellen.
Angebote und Aufträge
Ein Agent sammelt die Daten aus mehreren Systemen und bereitet einen Entwurf zur Freigabe vor.
Berichte
Ein Agent holt die Zahlen und schreibt eine kurze Zusammenfassung.
Entscheiden
Regel, RPA, Workflow-Werkzeug oder KI-Agent?
| Ansatz | Nicht geeignet für | Geeignet für |
|---|---|---|
| Regel oder Skript | Alles, was sich ändert | Feste, strukturierte Schritte |
| RPA | Wechselnde Masken, unstrukturierte Eingaben | Alte Systeme ohne Schnittstelle |
| Workflow-Werkzeug (n8n, Make) | Schritte mit Urteilsvermögen | Systeme mit klarer Logik verbinden |
| KI-Agent | Einfache Schritte, die eine Regel günstiger erledigt | Dokumente, Sprache, Urteil, Ausnahmen |
Was sich ändert
Menschen bearbeiten die Ausnahmen. Der Rest läuft.
- Teams tippen und sortieren nicht mehr und kümmern sich um die Fälle, die sie brauchen.
- Jeder Schritt bekommt den einfachsten Weg, der funktioniert, nicht den teuersten.
- Das Unternehmen behält die Kontrolle: Daten in der eigenen Umgebung, Qualität gemessen.
Herausfinden, welche Schritte eines Prozesses von allein laufen können.
Prozess prüfen lassenBetrieb und Daten
Messbare Qualität. Daten bleiben im Haus.
Eine Automatisierung nützt nur, wenn sie dauerhaft funktioniert. Die Qualität wird an Fällen gemessen, die Fachleute geprüft haben, und ein Mensch entscheidet dort, wo es darauf ankommt.
- Freigabe durch einen Menschen bei riskanten Schritten
- Jeder Schritt protokolliert und nachvollziehbar
- DSGVO von Anfang an, Modell später austauschbar
Vorgehen
Vom Prozess-Check zur laufenden Automatisierung.
- 1
Prozess-Check
Gemeinsam mit dem Fachbereich wird jeder Schritt markiert: Regel, Workflow oder Agent.
- 2
Entwurf
Eingaben, Ergebnisse, Freigabepunkte und die Messung der Qualität.
- 3
Pilot
Ein Prozess wird vollständig automatisiert und an echten Fällen getestet.
- 4
Betrieb
Läuft in der eigenen Umgebung, mit Überwachung von Qualität und Kosten und schrittweisem Ausbau.
Häufige Fragen
Was ist KI-Automatisierung?
Software, die mit KI-Modellen Schritte erledigt, für die bisher ein Mensch nötig war, zum Beispiel ein Dokument lesen oder eine E-Mail beantworten. Feste Schritte laufen weiter als normale Automatisierung.
Was ist der Unterschied zwischen KI und Automatisierung?
Automatisierung wiederholt feste Schritte. KI bearbeitet Eingaben, die sich ändern, zum Beispiel Sprache und Dokumente. Gute Lösungen verbinden beides.
Was ist der Unterschied zwischen KI-Automatisierung und RPA?
RPA bedient Bildschirmmasken nach festen Regeln. KI-Automatisierung versteht Inhalte und kann mit Ausnahmen umgehen. Beides lässt sich kombinieren, wenn ein altes System keine Schnittstelle hat.
Welche Prozesse eignen sich für KI-Automatisierung?
Prozesse mit vielen ähnlichen Fällen, klaren Eingaben und Ergebnissen und viel Lesen, Abtippen oder Sortieren von Hand.
Wann reicht n8n oder Make, und wann braucht es einen KI-Agenten?
Folgt ein Schritt festen Regeln, reicht ein Workflow-Werkzeug. Braucht er Urteilsvermögen, lohnt sich ein Agent. Oft arbeiten beide im selben Prozess zusammen.
Was kostet KI-Automatisierung?
Das hängt vom Prozess und von den Systemen ab. Nach dem kostenfreien Prozess-Check stehen fester Umfang und fester Preis für die erste Automatisierung fest.
Wo laufen die Daten?
Im eigenen Cloud-Tenant oder auf eigenen Servern. Modell und Verarbeitungsort werden frei gewählt.
Wie wird die Qualität im Betrieb gemessen?
An Fällen, die Fachleute geprüft haben, mit einer festgelegten Fehlerquote und regelmäßigen Prüfungen. Änderungen an Modellen oder Prompts werden getestet, bevor sie live gehen.
Einen Prozess prüfen lassen.
30 Minuten über einen Prozess und den einfachsten Weg, ihn zu automatisieren. Kostenfrei.
Dr. Marcel Müller · Founder & COO, JadenX